Jak Ty piszesz, tak Cię widzą – pięć wskazówek jak napisać poprawny językowo e-mail

Nie ma wątpliwości, że poziom czytelnictwa w Polsce mocno kuleje. Ale okazuje się, że sami piszemy bardzo chętnie. Jednak nie wiersze czy prozę. Piszemy wiadomości. Każdego dnia wysyłamy ich dziesiątki – począwszy od krótkich, tzw. esemesów, po znacznie dłuższe, elektroniczne, które wyparły telegramy i odręcznie pisane listy.

No właśnie – sztuka pisania listów dziś jest elitarna, a zawsze była wymagająca. Taki list musiał być przemyślany, schludny i napisany starannym językiem. Niestety, łatwość wysyłania poczty elektronicznej sprawiła, że wielu zapomniało o tej staranności. I o ile niechlujność SMS-ów czy nieformalnych e-maili niech pozostanie między nadawcą a adresatem, o tyle powinnyśmy bardziej dbać o jakość naszej korespondencji służbowej lub innej oficjalnej. Dlaczego?

Prosty przykład. Pewnie wiele razy widziałyście na forach internetowych wypowiedzi, które określam jako “napisane jednym tchem” w stylu: “czesc mam na imie marta kupilam ten krem ale nie wiem czy on bedzie dla mojej skory dobry jak uwazacie ja mam cere mieszana prosze doradzcie”. Potrafią one być oczywiście znacznie dłuższe. Jak na nie reagujecie? Śmiechem? A może nawet irytacją?  Domyślam się, że Wy do treści swoich e-maili przykładacie się bardziej, ale i Wasz adresat będzie wymagał więcej niż czytelnik na przypadkowym portalu społecznościowym. Dlatego jeśli wyślecie mu tekst pełen błędów, też poczuje się zirytowany, a nawet może przestać Was i Waszą firmę traktować poważnie.

Stąd kilka wskazówek jak sprawić, by nasze wiadomości były spójne i eleganckie. A przede wszystkim czytelne!

1. Profesjonalny adres e-mail

Z korespondencją służbową nie ma tu większego problemu – to pracodawca zakłada nam adres, w którym zazwyczaj pojawia się nasze imię i nazwisko, a domena maila nawiązuje do instytucji, w której pracujemy. Ale bywa, że jako osoby prywatne wysyłamy maile do urzędów, firm, lekarzy itp. I tutaj postarajmy się o to, by nazwa naszego konta również pozwalała łatwo rozpoznać kto jest nadawcą wiadomości. Identyfikatory w stylu “Niunia18”, “k5g86” czy “kotkidwa” są niedopuszczalne. Z domeną też trzeba ostrożnie. Co pomyślałybyście o osobie, która wysyła Wam ważne pismo z domeny buziaczek.pl?

2. PrzyWITAnie

Nie zaczyna się oficjalnych e-maili od witam – przekonywał o tym już kilka lat temu Michał Rusinek  – sekretarz Wisławy Szymborskiej. Ja wiem, że to słowo jest doskonałym wytrychem, kiedy nie wiemy, jak się do kogoś zwrócić – czy jeszcze mówić “dzień dobry” czy już może “cześć”? Poza tym “witam” brzmi tak elegancko i… no właśnie – profesjonalnie. Ale pamiętajmy,  tego słowa możemy używać tylko w sytuacji nadrzędności czyli  “na własnym terenie”, witając kogoś we własnym domu czy własnym samochodzie. Nauczyciel, jako gospodarz, może tak przywitać uczniów w klasie, a pilot pasażerów na pokładzie samolotu.

Oficjalne e-maile zaczynajmy od słów Szanowna Pani / Szanowny Panie / Szanowni Państwo. Jeżeli korespondencja trwa dłużej, czyli staje się dialogiem, w kolejnych wiadomościach nie trzeba powtarzać tego zwrotu. A co z sympatycznym zwrotem Dzień dobry? Myślę, że w wiadomościach półoficjalnych, skierowanych do osób, które znamy osobiście (i nie są naszym szefem lub profesorem) można go spokojnie używać.

Zastosowania odpowiednich zwrotów wymaga też zakończenie wiadomości. W tych formalnych nikogo nie pozdrawiajmy. Wybierzmy między Z poważaniem, Z wyrazami szacunku lub Łączę wyrazy szacunku.

3. Szkolna zmora – interpunkcja

I tutaj mogłabym wrócić do wiadomości “napisanej jednym tchem”, którą wymyśliłam na początku tego tekstu. Nie lubimy przecinków, ale często zapominamy, że to one nadają sens pisanym przez nas zdaniom. Nie pamiętacie zasad interpunkcji? Jest na to sposób. Po napisaniu wiadomości przeczytajcie ją kilka razy na głos. Usłyszycie wtedy, gdzie należy nabrać powietrza (czyli zrobić pauzę, aby tekst brzmiał logicznie), a zatem gdzie postawić przecinek. Nie zapominajmy też o kropkach na końcu zdania.

Warto tu wspomnieć, że po każdym zwrocie grzecznościowym otwierającym wiadomość, należy postawić przecinek, a kolejne zdanie zaczynamy małą literą. Po zwrocie pożegnalnym nie stawiamy znaków interpunkcyjnych.

4. Kreseczki i ogonki

Chyba nie muszę Was przekonywać, że jest różnica między “robić łaskę’ a “robić laskę”. Skoro walczymy z niechlujnością w e-mailach, to musimy używać polskich znaków! One stanowią o bogactwie i unikalności naszego języka, a zapominając o tym, narażamy się na częste nieporozumienia na linii nadawca – odbiorca. I po prostu możemy swą niechlujnością urazić tę drugą osobę.

5. Nie ufaj komputerowi

Na koniec mam apel do tych, którzy uważają, że wszystko załatwi za nich autokorekta. Otóż nie. Owszem, to przydatne urządzenie, ale nie jest nieomylne. Przede wszystkim same czytajmy swoje teksty po kilka razy. W ten sposób możemy wypatrzyć ewentualne niedociągnięcia. Jeżeli coś wzbudza nasze wątpliwości, zajrzyjmy do słownika lub Internetu – ale tu kolejna uwaga – opierajmy się tylko na profesjonalnych źródłach, jak Poradnia Językowa PWN.

Podziel się z nami!

Mam nadzieję, że z tymi wskazówkami będzie Wam łatwiej tworzyć formalną korespondencję. Macie jeszcze jakieś sugestie? A może chcecie podzielić się tym, co Was denerwuje w warstwie językowej otrzymywanych wiadomości? Piszcie w komentarzach!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Scroll to top